Pour mieux gérer ses stocks, il est recommandé de :

• Comprendre comment les produits circulent et savoir à tout moment ce que l’entreprise possède, à quel endroit et depuis combien de temps ;
• Définir, par référence, un stock minimal (correspond au niveau de stock répondant aux commandes des clients durant la période de réapprovisionnement de matières premières ou des articles) et un stock maximal à respecter si nécessaire ;
• Définir un stock de sécurité à minima pour les références stratégiques à la viabilité des activités (indépendamment même de leurs valeur), à réévaluer périodiquement pour suivre les évolutions des activités. Il correspond au stock supplémentaire pour faire face à des aléas de variation de la demande (saisonnalité par exemple), de retard d’approvisionnement et de production ;
• Adopter une méthode de catégorisation des références, selon leur importance, leur valeur, leur taux de rotation, etc. pour une meilleure visibilité des stocks et une gestion appropriée à chaque catégorie.

Exemple d’un indicateur basique : le taux de rotation des références, permettant une meilleure compréhension de leur importance au sein de l’activité, mais aussi de détecter les immobilisations longues (stock dormant).

Exemples de méthodes : méthode ABC (basée sur l’activité)
A : Produits à forte valeur ou rotation : à suivre de très près (inventaire fréquent)
B : Produits de moyenne importance : suivi régulier
C : Produits à faible rotation avec peu de valeur : peu de suivi avec stock minimum

• Mettre en place des règles de sortie des stocks cohérentes avec la nature des éléments stockés et les exigences du secteur d’activité ;

Exemples de règles : FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, dernier sorti), FEFO (premier expiré, premier sorti).

• Gérer les inventaires régulièrement et périodiquement, avec pour objectif de fiabiliser au maximum le stock informatique qui se doit d’être une information correcte évoluant en temps réel. Un autre objectif est de réduire l’immobilisation financière. Un objectif interne de x € de valeur doit être idéalement déterminé ;

Exemple d’un indicateur basique : l’écart entre le stock informatique et le stock physique, permettant de détecter les erreurs, et servant à la mise en place d’actions pour réduire ces écarts et au contrôle de la fiabilité du stock informatique.

• Réaliser des inventaires réguliers et analyser les écarts en comparant les stocks théoriques au stocks réels et en les ajustant systématiquement. Toute entreprise doit effectuer un inventaire par an à la date de clôture des comptes. Il faut au minima planifier les inventaires et ne pas attendre d’avoir le temps. Dans le secteur alimentaire, les inventaires tournants sont conseillés en se concentrant sur une partie du stock (priorité aux produits A). Si le stock n’est pas important, il peut être intermittent mais il doit être réalisé selon une fréquence bien établie. Des inventaires réguliers ont l’avantage de détecter plus rapidement des écarts de stocks et des références défectueuses, endommagées ou périmées ;
• Mettre en place d’autres bonnes pratiques comme réaliser les mouvements d’entrée et de sortie le jour même ou J+1, avoir un très bon niveau de rangement et des espaces de stockage organisé (ex : méthode 5S) ;

Méthode 5S : Elle consiste à débarrasser son espace de travail des choses qui l’encombrent, de veiller à ce qu’il reste rangé afin de limiter les déplacements physiques ou le port d’objets lourds, de le garder en ordre, de le nettoyer et d’y instaurer la rigueur nécessaire à la qualité et au juste à temps.
1S : Eliminer : débarrasser de tout ce qui est inutile, soit garder soit jeter.
2S : Ranger : positionner les objets à un endroit précis afin de pouvoir aisément les trouver lorsqu’on en a besoin et sans perdre de temps. Les objets doivent être positionnés en fonction de la fréquence d’utilisation.
3S : Nettoyer : pour les machines et l’outillage c’est le premier pas vers l’auto-maintenance car c’est lors du nettoyage que l’on détecte les usures prématurées et les anomalies.
4S : Standardiser : lors de cette étape, les règles par lesquelles le lieu de travail restera débarrassé des objets inutiles, rangé et nettoyé sont définies.
5S : Respecter : respect des règles précédemment établies et encouragement du personnel à y adhérer. L’idée est que cela devienne une habitude.

• Standardiser les références pour davantage de clarté générale ainsi qu’un suivi et une gestion plus systématique et fiable ;
• Implémenter un système informatisé de gestion des stocks, soutenu, si nécessaire, par des technologies telles que des technologies de scanning, permettant de faciliter et fiabiliser le suivi des mouvements de stock. Ne pas oublier la formation et responsabilisation des personnes en charge.

ET MIEUX GÉRER SES STOCKS, C’EST AUSSI MIEUX GÉRER :

Les approvisionnements
La définition d’un stock maximal, minimal et de sécurité, ainsi que la classification des références selon leurs caractéristiques sont des exemples de recommandations qui doivent servir de base à la construction d’un modèle d’approvisionnement permettant d’éviter les ruptures comme les excès de stocks.
Un MRP, Material Resource Planning (Planification des besoins en Matériaux), est une fonctionnalité d’un ERP qui permet de prévoir et calculer les besoins en produits/articles pour lier les approvisionnements et la production, automatiser les plannings et minimiser les ruptures de stock.

L’entreposage
La standardisation et la classification des références sont des recommandations qui facilitent l’optimisation des zones de stockages, des zones de picking ainsi que des déplacements des stocks et des personnes, en considérant la réalité opérationnelle des activités.

La traçabilité
Un système informatisé et des références standardisées sont des éléments qui aident à suivre et fiabiliser tous les mouvements des stocks, des marchandises et des produits au travers de toute l’activités.
Une bonne gestion des stocks identifie clairement les lots des produits et des DLC.

Les données
Une bonne gestion des stocks repose sur des données fiables et mises à jour. Si des informations du type produit, poids, quantité, date, lot, fournisseur, client, recette en cas de production/transformation etc. ne sont pas captées, stockées et exploitées correctement, la gestion de stocks sera inefficace et la traçabilité compromise .